Бизнес-процессы могут выглядеть рабочими годами: сотрудники выполняют задачи, документы передаются между отделами, руководители получают отчеты. Но при этом внутри компании постепенно накапливаются ошибки, ручные операции, дублирование данных и действия, которые нигде не фиксируются.
Проблема становится заметной обычно уже по последствиям: цифры в отчетах не совпадают с фактической ситуацией, сотрудники постоянно что-то сверяют вручную, данные хранятся одновременно в 1С, Excel и локальных журналах, закупки планируются по недостоверным остаткам, а руководитель не может быстро получить точную информацию.
Причина нередко находится не в конкретном сотруднике, а в самом бизнес-процессе.
Что такое бизнес-процесс
Бизнес-процесс — это последовательность взаимосвязанных действий, которые выполняют сотрудники или информационные системы для получения определенного результата.
Например, закупка сырья — это не только создание заказа поставщику. Процесс может включать определение потребности, согласование закупки, получение материалов, отражение поступления в учетной системе, передачу в производство, списание и последующее формирование себестоимости.
Если хотя бы один из этапов выпадает из общей цепочки, информация начинает искажаться.
Именно поэтому при анализе бизнес-процессов важно смотреть не только на то, выполняется ли работа, но и на то, какие данные возникают на каждом этапе, где они фиксируются и как используются дальше.
Какие ошибки чаще всего возникают в бизнес-процессах
Одна из наиболее распространенных проблем — разрыв между реальной деятельностью компании и информацией, которая отражена в учетной системе.
Сотрудник фактически выполнил операцию, но данные в систему не внес. Другой сотрудник сохранил информацию в Excel. Третий ведет собственный журнал для внутреннего контроля. В результате одна операция существует сразу в нескольких вариантах либо вообще отсутствует в основной информационной системе.
К типичным признакам проблемного процесса относятся ручное дублирование одних и тех же данных, постоянные сверки между программами и таблицами, отсутствие ответственного за отдельный этап, задержки при передаче информации между подразделениями, работа сотрудников «в обход» установленной системы и невозможность получить достоверный результат без дополнительной ручной обработки.
Именно подобные участки обычно становятся узкими местами бизнес-процессов: они увеличивают трудозатраты, создают ошибки и делают итоговый результат зависимым от конкретного человека.
Кейс из практики: более 40 млн рублей сырья не были отражены в учете
Рассмотрим нарушение бизнес-процесса на примере научной лаборатории.
Научные сотрудники получали задания по исследованию свойств биологического материала для его дальнейшего использования при производстве медицинских препаратов.
Для проведения исследований закупалось дорогостоящее сырье. Часть расходных материалов могла передаваться между соседними лабораториями.
При этом фактическое расходование сырья внутри лаборатории и перемещение материалов между подразделениями не отражались в управленческой программе.
Для собственного контроля сотрудники использовали журналы и таблицы Excel.
Аргумент сотрудников был понятным: основная задача научного специалиста — заниматься исследованиями, а не дополнительной бюрократией.
Однако после проведения инвентаризации складов лабораторий было выявлено более 40 млн рублей несписанного сырья.
Само сырье существовало физически и использовалось в работе, но информационная система не отражала фактическое движение материалов.
В чем именно была проблема процесса
Первое нарушение заключалось в том, что первичные данные о расходовании материалов не попадали в основную систему.
Следовательно, информация, которая далее использовалась для расчета финансового результата, уже была неполной. Руководство не могло достоверно определить реальную стоимость отдельных исследований и понять, насколько экономически оправдан конкретный проект.
Вторая проблема — дублирование учета.
Сотрудники уже фиксировали информацию в журналах и Excel, но эти данные не заменяли необходимость отражения хозяйственных операций в основной программе. Компания фактически поддерживала несколько параллельных способов учета одного процесса.
Третья проблема — недостоверные остатки.
Если расходование и перемещение материалов своевременно не регистрируются, данные информационной системы постепенно перестают соответствовать фактическому состоянию склада. В результате становится сложнее планировать последующие закупки и контролировать использование дорогостоящего сырья.
То есть проблема заключалась не просто в том, что сотрудники «забывали что-то внести». Сам процесс был построен так, что выполнение основной операции и ее обязательное отражение в системе существовали отдельно друг от друга.
Как понять, что проблема именно в бизнес-процессе
Есть простой практический критерий.
Если одна и та же ошибка регулярно повторяется у разных сотрудников, а для получения правильного результата постоянно требуется ручная проверка руководителя или другого подразделения, стоит анализировать не только действия людей, но и устройство самого процесса.
Например, бухгалтер каждый месяц вынужден вручную сопоставлять две базы. Склад регулярно исправляет остатки после инвентаризации. Руководитель получает отчет только после того, как несколько сотрудников отдельно проверят Excel. Менеджеры каждый раз уточняют, кто должен согласовать следующий этап.
В таких ситуациях ошибка уже становится частью системы работы компании.
Самая опасная проблема — потеря данных внутри процесса
Когда говорят об эффективности бизнес-процессов, обычно обсуждают скорость работы сотрудников.
Но для управленческого учета не менее важно другое: какие данные процесс оставляет после себя.
Каждая значимая хозяйственная операция должна формировать информацию, которая впоследствии может использоваться в учете и отчетности.
Если компания осуществила расход материала, получила товар, выполнила работу, переместила сырье или понесла затраты, но эта операция своевременно не появилась в информационной системе, руководитель в дальнейшем будет анализировать неполную картину бизнеса.
Получается неприятный парадокс: сотрудники могут выполнить свою работу совершенно правильно, а управленческая отчетность при этом останется неправильной.
Как анализировать проблемный бизнес-процесс
Полезно разбирать процесс не с программы и не с должностной инструкции, а с реального маршрута операции.
Для каждого проблемного участка последовательно ответьте на семь вопросов:
- С чего начинается процесс и каким результатом он должен закончиться?
- Какие сотрудники и подразделения участвуют в каждом этапе?
- Какие данные создаются или изменяются во время работы?
- В каких программах, таблицах или документах они фиксируются?
- Где одна и та же информация вводится повторно?
- На каком этапе данные могут потеряться, задержаться или быть внесены неправильно?
- Кто отвечает за конечный результат процесса и достоверность информации?
Такой разбор позволяет увидеть не только очевидные ошибки, но и операции, которые исторически появились в компании и продолжают выполняться просто потому, что «так всегда делали».
Современные материалы по процессному анализу используют похожий принцип: фактический процесс сначала необходимо сделать видимым, определить участников, точки передачи информации, задержки и повторные операции, а уже затем выбирать способ изменения.
Полезно анализировать процесс сразу на трех уровнях
На практике бизнес-процесс удобно рассматривать одновременно с трех сторон.
1. Операционный уровень
Что физически делает сотрудник?
Например: получает сырье, передает материал другой лаборатории, выполняет исследование.
2. Информационный уровень
Какие данные должны появиться после этого действия?
Например: количество использованного сырья, его стоимость, подразделение, проект или направление, в рамках которого материал был использован.
3. Управленческий уровень
Как эта информация затем используется руководством?
Например: для определения остатков, расчета затрат проекта, себестоимости исследования, планирования закупок и оценки финансового результата.
Именно на стыке этих трех уровней часто обнаруживается настоящая причина искажения информации.
В лабораторном примере операция выполнялась, локальная информация частично существовала, но связь с управленческим учетом была нарушена.
Почему нельзя начинать с автоматизации
Если процесс содержит лишние действия, противоречивые правила или непонятные зоны ответственности, простая автоматизация не устранит проблему.
Она лишь перенесет существующую логику в информационную систему.
Поэтому сначала необходимо определить, как процесс работает сейчас, убрать дублирование, определить источник достоверных данных и ответственность участников. После этого уже можно решать, какие операции стоит автоматизировать.
Такой подход встречается и в практике процессной автоматизации: сначала описываются фактические шаги, роли, точки передачи и проблемные участки, после чего проектируется целевой процесс.
Что требовалось изменить в случае лаборатории
В рассматриваемой ситуации необходимо было перестроить сам порядок работы таким образом, чтобы расходование и перемещение сырья фиксировались в основной информационной системе как естественная часть процесса, а не как дополнительная работа после завершения исследования.
Локальные журналы и Excel не должны были выступать самостоятельным источником информации, если те же данные необходимы для управленческого учета.
После получения достоверных первичных данных уже можно формировать необходимые отчеты и журналы непосредственно на их основе.
Один из возможных способов дальнейшего сокращения ручного труда — использование штрихкодирования сырья и материалов.
Но важно, что штрихкодирование здесь является не отправной точкой, а инструментом уже исправленного процесса.
Когда действительно нужна автоматизация
Автоматизация полезна там, где существует понятный и повторяемый алгоритм.
Простой пример — подготовка типовых договоров для коммерческого отдела или отдела кадров.
Если структура документа стандартизирована, данные клиента или сотрудника уже содержатся в учетной системе, нет необходимости каждый раз вручную заполнять один и тот же шаблон. Система может подставлять необходимые реквизиты автоматически.
Более сложные процессы могут включать маршрутизацию задач между исполнителями, контроль этапов и автоматическое создание связанных операций. В самой платформе 1С механизм бизнес-процессов предусматривает маршруты, задачи и ролевое распределение исполнителей.
Но принцип остается тем же: сначала понятный процесс, затем его автоматизация.
Что получает бизнес после устранения ошибок в процессах
Главный результат оптимизации бизнес-процессов — не уменьшение количества Excel-файлов само по себе.
Компания получает более достоверную связь между тем, что происходит в бизнесе фактически, и тем, что руководство видит в учетной системе и отчетности.
Это позволяет уменьшить количество ручных сверок, выявить лишние операции, убрать дублирование работы, определить зоны ответственности и повысить качество данных для управленческих решений.
В некоторых процессах достаточно изменить регламент работы. В других требуется перестроить порядок взаимодействия между подразделениями. Где-то необходимо изменить учетную методологию, а где-то после оптимизации действительно имеет смысл использовать возможности 1С или других информационных систем.
С чего начать, если в компании постоянно возникают ошибки
Не стоит начинать с покупки новой программы.
Сначала выберите один проблемный процесс, в котором регулярно возникают ошибки, задержки или расхождения.
Проследите его полностью: от первого действия до конечного результата. Сравните фактическую работу сотрудников с тем, что отражается в учетной системе. Найдите точки ручного ввода, повторяющиеся операции и участки, где информация передается между людьми или программами.
После этого становится намного понятнее, что именно необходимо исправить: сам процесс, правила учета, ответственность сотрудников или уже техническую систему.
Если проблемы повторяются сразу в нескольких подразделениях и сложно определить их первопричину, следующим этапом может стать аудит бизнес-процессов, а после выявления причин — их последовательная оптимизация.
